O sistema completo da clínica odontológica — do paciente de convênio ao tratamento particular aprovado
Não é só um robô de WhatsApp. É onde a clínica inteira trabalha: agenda por dentista, odontograma, plano de tratamento em etapas, convênios, retornos e o painel com a roda da clínica. A Letícia, a atendente de IA, atende e agenda a qualquer hora — e tudo o que ela faz cai direto no sistema da equipe.
Duas partes que funcionam como uma só
O sistema de gestão da clínica
- Agenda de cada dentista, no computador e no celular
- Odontograma por dente e por face
- Plano de tratamento com convênio e particular separados
- Convênios e o que cada um cobre
- Retornos e carteira em dia
- Painel com a roda da clínica
A atendente de IA
- Responde a qualquer hora, por texto, áudio e foto
- Pergunta "particular ou convênio?" e sabe o que é coberto
- Marca a avaliação na agenda real
- Envia e retoma o plano de tratamento
- Chama para a limpeza na data certa
- Chama a equipe em dor forte e urgência
A diferença está na ligação entre as duas. A avaliação que a Letícia marca já nasce como convênio ou particular; o plano que o dentista monta no sistema é o que ela envia e retoma; a limpeza que recebe baixa vira a data do próximo retorno que ela vai chamar. Nada é digitado duas vezes.
Os benefícios, em uma frase cada
Mais avaliações marcadas
Quem chama à noite ou no fim de semana é atendido na hora, e a avaliação já entra na agenda do dentista.
O convênio vira porta de entrada
A Letícia pergunta "particular ou convênio?", sabe o que cada convênio cobre e marca o que é coberto — sem prometer o que não é.
Orçamento que não fica na gaveta
O plano em etapas vai para o paciente por um link. Ele aprova a etapa que quer começar, e quem não respondeu é retomado pela Letícia.
A carteira que volta sozinha
Quem fez a limpeza ganha a data do próximo retorno, e a Letícia chama na hora certa — dizendo quando o convênio cobre.
Menos falta na cadeira
Lembrete com "responda SIM" na véspera e confirmação na agenda.
Quanto o convênio realmente traz
Um painel mostra a roda inteira: entrada por convênio, planos apresentados, aprovados, particular aprovado e carteira em dia.
Cada etapa alimenta a próxima — e o sistema acompanha todas
Um paciente, do primeiro contato ao retorno
Marcos escreve: "dente doendo, vocês atendem meu convênio?"
Vocês atendem OdontoVida?Marcos Atendemos sim, Marcos! A avaliação é coberta pelo seu convênio. O dentista examina e já te explica o que o tratamento vai precisar. Tenho amanhã às 9h ou às 14h, qual fica melhor?LetíciaA Letícia grava na ficha que o atendimento é pelo convênio. A consulta já nasce marcada como convênio — sozinha.
O dentista marca o odontograma
Cárie nas faces M, O e D do 16, canal no 46, o 36 ausente. Tudo o que está "a tratar" fica em vermelho no desenho e numa lista ao lado.
O plano de tratamento sai do odontograma
Um clique traz os itens, já com o serviço sugerido. O que o OdontoVida cobre entra como convênio; o implante e o clareamento entram como particular, com o valor de tabela da clínica. Etapa 1 saúde, etapa 2 reabilitação, etapa 3 estética.
Marcos recebe o plano no WhatsApp
Um link abre no celular: cada etapa, o que o convênio cobre, o valor do particular, desconto e validade. Ele aprova as etapas 1 e 2 e deixa o clareamento para depois.
A Letícia retoma a etapa que ficou de fora
Oi, Marcos! Tudo bem? Ficou faltando decidir a parte estética do seu tratamento, o clareamento. Posso te ajudar com alguma dúvida?LetíciaO link do plano vai junto, numa mensagem separada. Ela fala só os valores que estão no plano.
Cada item aprovado vira agendamento
Com a baixa "compareceu", o item fica feito. Com todos feitos, o plano fica concluído — e a página Planos mostra o que está aprovado e o que está em aberto.
A Letícia chama para o retorno
Oi, Marcos! Já está na época da sua limpeza de rotina. O seu convênio OdontoVida cobre. Qual dia ou período fica melhor pra você?LetíciaA data do retorno se calculou sozinha quando a limpeza recebeu baixa. Quem já tem horário marcado não é chamado.
Conversa e paciente ilustrativos. Os textos da Letícia seguem o roteiro, o catálogo e os convênios de cada clínica.
As telas que a equipe usa todo dia
Quanto o convênio realmente traz
Do paciente que entra pelo convênio ao plano particular aprovado, num painel só, no período que a direção escolher.
- Entrada, avaliados, plano apresentado e plano aprovado
- Convênio que virou particular e o ticket médio aprovado
- Carteira em dia com os retornos
- Tudo separado por convênio
Odontograma e plano de tratamento no mesmo lugar
O dentista marca dente por dente e o plano sai do odontograma, já em etapas, com o que o convênio cobre e o valor do particular.
- Numeração de 11 a 48, com dentes de leite
- Etapa 1 saúde, etapa 2 reabilitação, etapa 3 estética
- Enviar pelo WhatsApp, copiar o link ou ver como o paciente
O paciente aprova; o dentista consulta a agenda
O paciente recebe o plano por um link e aprova tudo ou só as etapas que quer começar — com o selo "Convênio" no que é coberto. A equipe usa o mesmo sistema no celular, como aplicativo, na cor da clínica.
Orçamento que não fica na gaveta
Todos os planos da clínica, com a situação de cada um e quanto do particular está aprovado ou em aberto.
- Apresentado, aprovado em parte, aprovado, concluído, recusado
- Particular aprovado e em aberto, em reais
- A Letícia retoma o plano que ficou sem resposta
A carteira que volta sozinha
Quem fez a limpeza ganha a data do próximo retorno. A página mostra quem passou do prazo, quem vence nos próximos 30 dias e quem já está marcado.
- Porcentagem da carteira em dia
- A Letícia chama alguns dias antes
- Quem já tem horário não é chamado
Cada convênio e o que ele cobre
A clínica cadastra os convênios que aceita e marca o que cada um cobre. A Letícia usa isso para responder, e a consulta já nasce como convênio ou particular.
- Coberturas serviço por serviço
- Ativar ou desativar a qualquer momento
- Repasse visível só para quem a direção autoriza
O WhatsApp da clínica, com a IA e a equipe na mesma conversa
Tudo o que a Letícia respondeu fica à vista. Quando precisa, alguém da equipe assume a conversa, responde do computador e depois devolve para ela.
- Filtros "Esperando a equipe", "Agendadas" e "Não lidas"
- Ao lado, a ficha da pessoa e os agendamentos
- Baixa de comparecimento com um clique
Cada paciente num card, do primeiro contato ao retorno
O funil mostra em que pé está cada pessoa. Os cards andam sozinhos conforme a Letícia conversa e a agenda recebe baixa — e a equipe também pode arrastar.
- Iniciou conversa, conversando, agendou, compareceu, recorrente
- Colunas de follow-up para quem parou de responder
- Filtro por período
A agenda de todos os dentistas, sem encavalar
Semana ou mês, cada dentista na sua cor. O que a Letícia marca e o que a recepção marca aparecem no mesmo lugar.
- Selo de confirmada quando o paciente responde SIM
- Horários, folgas e bloqueios de cada dentista
- O sistema impede dois atendimentos no mesmo horário
Telas reais do sistema, com dados de exemplo de uma clínica fictícia.
A diferença para o que a clínica já tem
| CRM Odonto + Letícia | Só a recepção | Chatbot de menu | |
|---|---|---|---|
| Responde à noite e no fim de semana | Sim, em conversa natural | Não | Sim |
| Consulta a agenda real e marca a avaliação | Sim, por dentista | Sim, no horário | Raramente |
| Sabe o que cada convênio cobre | Sim, serviço por serviço | Quem lembrar | Não |
| Separa convênio e particular no orçamento | Sim, automaticamente | À mão | Não |
| Paciente aprova o plano pelo celular | Sim, por etapa | Não | Não |
| Retoma orçamento sem resposta | Sim, com o link do plano | Quando lembra | Não |
| Chama para a limpeza semestral | Sim, na data certa | Quando dá tempo | Às vezes |
| A equipe acompanha e assume as conversas da IA | Sim, na mesma tela | — | Não |
| Mostra quanto o convênio vira particular | Sim, no painel da roda | Não | Não |
Comparação geral entre formas de atendimento, não com um produto específico.
Os módulos
Letícia, a atendente de IA
- Texto, áudio e foto no WhatsApp da clínica
- Marca, remarca e cancela na agenda real
- Pergunta "particular ou convênio?" na hora certa
- Passa para a equipe quando precisa de uma pessoa
Convênios
- Os convênios aceitos e o que cada um cobre
- O repasse por serviço, visível só para quem a direção autoriza
- A consulta já nasce como convênio ou particular
Odontograma
- Por dente e por face, com dentes de leite opcionais
- Lista "a tratar" sempre à vista
- Histórico de quem marcou, alterou ou apagou
Plano de tratamento
- Gerado a partir do odontograma, em etapas
- Convênio e particular separados, com desconto e validade
- Link de aprovação e envio pelo WhatsApp
Retomada de planos
- A Letícia volta a falar do plano parado
- Usa só os valores do plano, sem inventar desconto
- Prazos e número de tentativas ajustáveis
Retorno semestral
- Data do retorno calculada na baixa da limpeza
- A Letícia chama alguns dias antes
- Página Retornos com a carteira em dia
Agenda e confirmação
- Por dentista: dia, semana e mês, sem horário encavalado
- Lembrete na véspera com "responda SIM"
- Selo Confirmada na agenda
Funil, conversas e follow-up
- Kanban do primeiro contato ao atendimento
- Conversas com assumir, devolver e "Esperando a equipe"
- Até três retomadas de quem parou de responder
Painel da roda e equipe
- Entrada, avaliação, plano, aprovação e retorno no mesmo painel
- Admin, Recepção e Profissional, ajustáveis por pessoa
- No celular, como aplicativo, na cor da clínica
O que a Letícia faz, e o que fica com o dentista
A Letícia faz
- Acolhe, entende o que o paciente sente e agenda a avaliação
- Diz quais convênios a clínica aceita e o que cobrem
- Envia e retoma o plano preparado pelo dentista
- Chama para o retorno e confirma presença
- Trata dor forte e trauma como urgência e chama a equipe
A Letícia não faz
- Não diagnostica nem confirma tratamento
- Não promete que o convênio cobre o tratamento inteiro
- Não fala valor que não esteja no catálogo ou no plano
- Não fala mal de convênio
- Não insiste com quem pediu para parar
Os dados dos pacientes ficam com a clínica
Banco exclusivo
Cada clínica tem a própria base de dados, separada de qualquer outra clínica da plataforma.
Acesso por papel
O dentista vê os pacientes que atende. Repasse, valores e orçamentos só para quem a direção autoriza.
Link do plano protegido
O paciente vê só o primeiro nome, a clínica e o plano — nada de telefone, ficha ou odontograma.
Direito de não ser procurado
Um pedido do paciente basta para tirá-lo de todo contato automático.
Como a clínica entra no ar
Reunião de briefing
Levantamos dentistas, horários, serviços, convênios e o que cada um cobre, condições de pagamento e as regras de atendimento.
Configuração
Endereço próprio, acessos da equipe, catálogo odontológico pronto para revisar, convênios e valores de tabela. Um dentista revisa os textos dos serviços.
Teste com a equipe
WhatsApp conectado com o modo de teste ligado: só a equipe conversa com a Letícia até a clínica aprovar.
No ar
O atendimento abre para todos os pacientes, e a clínica liga os lembretes, a retomada de planos e o retorno semestral quando quiser.
O que precisamos receber
- O número de WhatsApp da clínica, num celular que fique ligado
- Os dentistas, os horários de cada um e o que cada um faz
- Os convênios, o que cada um cobre e o repasse por serviço
- Os valores de tabela dos principais tratamentos
- As condições de pagamento que aparecem no plano
- As regras: urgências, o que nunca dizer, quando chamar uma pessoa
- A equipe: quem é admin, recepção e dentista
- O histórico de limpezas, se houver, para já calcular os retornos
Próximo passo
Uma reunião de briefing para conhecer a clínica, seguida de uma demonstração: a Letícia atendendo, um plano de tratamento de exemplo e o link de aprovação no seu próprio celular.